Office自动更正:用数字代替常用文本的输入,解放你的双手

发布时间:2015-12-28 来源:齐丽君

在日常大量数据处理中,经常会遇到重复输入不同的文本内容,与数字输入相比较,文本的输入较为耗时,怎么实现用数字替代所需要输入的文本,减少手指敲击键盘次数?

先举例说明一下要实现的表格,简单模拟几个数据如下,图1的地区名称较多,想没想过用一个简单的数字替代这些名称的输入?

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

图1

图2的等级分为好多类,想没想过用一个简单的数字替代这些等级的输入?

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

图2

有人会说可以用“数据有效性”做下拉列表选择。“数据有效性”是一种方法,但是只限于EXCEL文件选定的区域,而用自动替换功能能够涵盖所有的OFFICE文件。

本文以EXCEL 2007为例,同样适用于WORD、PPT等软件。

操作步骤:

1、点击excel开始菜单

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

2、点击菜单下的“excel选项”按钮

excel2010excel2013excel2016版本对应的是“文件”---“选项”

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

3、点击“校对”按钮下的“自动更正选项”

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

4、完成数据校对的输入,例如:输入:001替代华中,002替代华东,以此类推

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

5、输入标签后点击“添加”—“确认”按钮完成操作。

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

6、大功告成!在今后的输入中,只要输入数字代码就会自动替换为文本内容,减少键盘敲击次数,提高工作效率。

Office自动更正:用数字代替常用文本的输入

特别提醒

如下图的“键入时自动替换”,默认的是前边勾选,键入自动替换,如果暂时想取消可以在前边的方框中取消勾选

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