关于对Word“样式”教学方法的探讨

发布时间:2014-10-15 来源:梅县技工学校

本文结合笔者在计算机应用基础教学中的教学实践,介绍了Word在长文档编辑、排版中的应用技巧。本文着重介绍使用、修改、管理和创建样式的方法,抛砖引玉,让学生熟练地使用Word“样式”提供的各种强大功能。

一、“样式”的功能

样式规定了文档中标题、题注、段落以及正文等各个文本元素的格式,使用样式可以使文档的文本格式统一。用户使用Word的样式功能,能很方便地把各种样式应用于整个文档文字、标题、段落以及页眉、页脚等所需要设置的格式,从而极大地提高工作效率。

使用样式功能除了能快速统一文档的格式之外,还可以自动生成文档结构图及大纲视图;它还对文档的目录生成提供了非常便利的方法,只需轻点几下鼠标,整个文档的目录就按不同的样式等级自动生成了。

二、“样式”功能区介绍

“开始”功能区中最明显的应用样式和更改样式的功能区控件是“样式”功能区,该功能区有的四个控件:快速样式库、样式集、扩展库以及样式任务窗格启动器。

三、“样式”的应用技巧

1.快速编辑调整同步同级标题的格式

在Word文档编排过程中,使用样式格式化文档的文本,可以简化重复设置文本的字体格式和段落格式的工作,节省文档编排时间,加快编辑速度,同时确保文档中格式的一致性。

情景一:完成整篇文档的编辑后再应用不同的样式。当完成整编文档的编辑后,我们需要对文档的各级标题、段落及字体等做不同格式的修改。修改时,先将需要修改的标题选中,然后再选取“样式”功能区中Word自带的相应样式即可。这种方法类似于“格式刷”功能的使用。虽然使用快速样式可以很方便地快速修改同级标题格式,但如果是一篇长达几百页的长文档的话,要将所有同级标题从浩大的文档中找出来也是一个费力的工作。此时就需要关注下面要介绍的第二种情景。

情景二:预先定义好各种样式,在编辑的过程中应用相关样式。

如上所述,第一种情景适用于文档不太大、章节数量较少的情形。如果是长文档的话,我们可以先构建好文档的结构框架,定义好各章标题、节标题、小节标题、正文内容等样式,一边编写文件一边即时应用相关样式,这样就避免了情景一出现的状况:需要到处找同级标题。为了提高效率,我们可以给每个样式设置一个快捷键,当需要应用某一样式时,只需要按下键盘即可。

情景三:修改样式。在实际应用中,可能有些样式并不符合要求。也许字体或字号不对、也许间距不合适,用样式修改起来也相当方便。修改完成后,再进行同步更新即可。

(1)更新XX以匹配内容。当我们对某一级标题做出相关的修改后,比如调整了字体大小、颜色等,样式修改完成后,右键点击修改后的标题,在弹出的快捷菜单中,选择【样式】——【更新XX以匹配所选内容】选项,此时文档中所有同级的标题将会自动更新成修改后的新样式。

(2)关于“修改样式”窗口中的“自动更新”选项使用的注意事项。“修改样式”窗口中有个“自动更新”选项,很多人觉得每次修改完样式再手动更新以同步样式这样做太麻烦,于是勾选了“自动更新”这个选项。如果“自动更新”使用正确,无疑将会收到事半功倍的效果,但是我们强烈建议不要对“正文文本”进行“自动更新”的操作。“正文文本”样式有时可能用于说明、强调、着重或其他的用途,假如我们在某个地方修改了“正文文本”样式,文档中其他地方也会自动做出相应的更新,如果更新的地方恰恰离修改的地方比较远,我们将无法察觉这种变化,当察觉到变化的时候这时已经太迟了,因为这种改变即使使用CTRL+Z也无法修复。还好,这个BUG只存在于2003版本当中,在2007以后的版本中“正文文本”的“修改样式”窗口中已经没有了“自动更新”这个选项了。

2.利用文档结构图快速定位编辑文档

当编辑一篇几百页的长文档时,我们如何迅速查看和修改当中的某一段落?难道要靠手动一页页翻动去找吗?此时利用“文档结构图”功能可以帮助我们在文档中迅速定位并查看。

“文档结构图”能清晰地显示文档的结构层次,我们只要在“文档结构图”中点击想要阅读或修改的章节,正文栏中将会马上定位至相关的章节处,这将大大提高阅读及修改效率。

打开文档结构图的方法:首先进入“视图”菜单功能区,在“文档视图”功能区中选择“页面视图”,此时在“显示/隐藏”功能区中勾选“文档结构图”即可。

3.自动生成文档目录

“目录”功能相当强大,且有检索、报道、导读等主要功能,一份合格的文档一定不能少了目录。有了目录,就能很容易地知道一篇文档内包含什么内容,并引导我们去查找相关内容等。Word提供了自动生成目录的功能,这使目录的制作变得非常简单、快捷,并且如果文档结构发生了改变,还可以利用更新目录的功能来更新文档的变化。在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了标题样式。如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录将会是件很轻松的工作。

创建文档目录的方法:首先进入“引用”菜单功能区,在“目录”功能区中点击“目录”选项,在下拉的菜单中选择“插入目录”命令,此时会弹出“目录”窗口,修改相关选项,当符合要求后,点击“确定”按钮即可快速生成目录。按住Ctrl键然后鼠标左键单击目录里的相关章节,可以快速跳转到正文文本里的相关章节处,也可实现文档的快速定位。

当文档的内容或章节标题、页码有变化时,要保持目录与文档内容一致的话,此时就要利用Word的目录更新功能。

自动更新目录的方法很简单,可将鼠标定位于目录中的任意位置,然后单击右键,在弹出的菜单中点击“更新域”后会弹出“更新目录”对话框,对话框中有“只更新页码”或“更新整个目录”两个选项,根据你的需求,选择相应的选项,确定后,Word将会仅更新目录中的内容。注意:勾选“更新整个目录”时,字体和段落也会有相应的变化。

四、“样式”常见问题的解决办法

在使用样式的过程中,可能会碰到一些问题,下面列出一些常用问题的解决方法。

1.应用相同样式的段落看起来不相似

原因可能是某些段落使用 Word 的格式命令人工设置格式。取消人工格式的方法是:首先连同段落标记一起选定段落,然后按下Ctrl+Shift+Z组合键取消字符格式,按下Ctrl+Q 组合键取消段落格式。

2.使用段落样式或字符样式应用的格式可能改变文本的现存字符格式

例如,当对包含加粗文字的段落应用包含加粗格式的样式时,原来加粗的字符反而变成不加粗。此时应先应用段落样式,然后应用字符格式,就不会出现此问题。

3.样式发生意外变化的应对方法

(1)可以使用“样式检查器”,它能帮你诊断格式问题。

(2)如果没必要,建议不要打开样式的“自动更新”功能,(默认情况下“自动更新”选项是关闭的)它是导致文档样式出现各种莫名其妙异常的“罪魁祸首”。

五、小结

通过上述介绍,我们可以对Word中强大的“样式”工具有个大致的了解,如果能熟练运用“样式”这个强大的工具,无论是制作专业的报告、时事通讯、手册以及其他专用文档都能发挥事倍功半的作用。这无疑对提高学生的竞争力有着直接的好处。

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